نوبت دهی برای بیماران و راه اندازی دستگاه نوبت دهی بیمارستان ها به نظر می‌رسد که کار ساده ای باشد. نوبت دهی بیماران یکی از معمول‌ترین وظایف انجام‌شده توسط منشی ها یا کارمندان پذیرش بیمارستان است. و همچنین می‌تواند تاثیر بزرگی بر موفقیت کسب و کارتان داشته باشد. با یک روش معمولی می توان دریافت که بیماران به طور موثر از سیستم نوبت دهی رضایت دارند و این موضوع به طور موثر برای حفظ و به حداکثر رساندن درآمد تان حیاتی است.
شما کاری را که می‌توانید انجام دهید تا میزان انتظار را به حداقل برسانید و اطمینان حاصل کنید که پزشک ، بیمار را تا آنجا که ممکن است در زمان تعیین شده و بدون تاخیر معاینه می کند. اما همیشه بیمارانی هستند که چند دقیقه پشت سر در می مانند، و یا بیمارانی که نیازمند توجه فوری یا اتفاقات غیرمنتظره دیگری هستند که برنامه ریزی نوبت دهی را جا به جا می کنند. چه در ابتدای روز یا اواسط بعد از ظهر اتفاق بیفتد، هم برای بیماران و هم برای کارکنان نامناسب و آزاردهنده است.
استفاده از سیستم نوبت دهی در بیمارستان ممکن است به نظر یک فرآیند ساده به نظر برسد، اما برنامه‌ریزی کارآمد برای بیمار اهمیت بسیار مهم و تاثیرگذار بر ارائه مراقبت از بیماران و توانایی شما برای نگه داشتن زمان انتظار برای حداقل رساندن آن تا رضایت بیمار ثابت بماند و سودآوری عملی ثابت شود.
اگر چه ممکن است قادر به کنترل این باشید که یک بیمار تا چه زمانی برای قرار ملاقات منتظر است، کارهایی وجود دارد که شما می‌توانید در انتهای زمان پرسنلی انجام دهید تا مطمئن شوید که زمانبندی طبق نوبت دهی انجام گرفته است، یا زمان جبران طبق برنامه ریزی صورت پذیرفته است. مسلط شدن به این کار، استرس شغلی را به حداقل می‌رساند و مطمئن شوید که زمان انتظار تان به دلایل منطقی در حداقل باقی خواهد ماند.
چگونه بیماران را به طور موثر نوبت دهی کنیم:
- از ظهر روز قبل برنامه‌ریزی کنید. بهترین برنامه خود را برای برنامه‌ریزی نوبت دهی های صبح و ظهر فردا و روزهای آتی را بچینید. تعیین این به عنوان استاندارد به شما کمک می‌کند تا حداکثر بهره‌وری را حفظ کرده و اطمینان حاصل کنید که بخش عمده روز برنامه‌ریزی شده‌است. اگر صبح و یا بعد از ظهر پر نمی‌شوند شما می‌توانید با جا به جا کردن تایم های بیماران به طور کارآمد از آن قطعات زمان استفاده کنید و از این زمان با اجازه مدیریت به اعضای پرسنل برای رسیدن به خانه و یا زودتر محل کار را ترک کردن استفاده کنید. بنابراین اجرای یک سیستم برنامه‌ریزی بیمار یا استراتژی نوبت دهی، مانند این موارد به کاهش زمان تلف‌شده کمک می‌کند.
- آیا می‌دانستید که تماس تلفنی میانگین برای زمانبندی و نوبت دهی هشت دقیقه طول می‌کشد؟ برای درک ضرورت استفاده از سیستم نوبت دهی، لطفا ضرب کنید که با تعداد انتصابات که هر روز برنامه‌ریزی می‌شود و ممکن است در هر روز ساعت‌ها صرف برنامه‌ریزی قرار شود. برخی عمل‌ها، تمام زمانبندی انتصاب را به یک فرد تعیین‌شده که ممکن است به طور معمول کارمند نسبتا کم دست‌مزد باشد، تعیین می‌کنند. یا اگر یک عمل کوچک هستید، ممکن است تنها یک عضو کادر داشته باشید که کارهای مدیریتی بسیار زیادی را سازماندهی می‌کند. با پیشرفت‌های جدید در تکنولوژی سیستم های نوبت دهی، حالا این حوزه‌ای است که ممکن است بتوانید هزینه غیرضروری یک “زمانبند نوبت دهی” را کاهش دهید و میزان قابل‌توجهی از زمان را که ممکن است بر روی کارهای مهم‌تر هزینه شود، جبران کنید. مطالعات نشان می‌دهد که اکثر بیماران ترجیح می‌دهند ملاقات‌های خود را بصورت آنلاین زمانبندی کنند. حتی بهتر است، ۲۶ درصد قرار ملاقات‌های آنلاین برای یک روز یا روز بعد، پر کردن نقاط خالی در برنامه شما هستند. امروزه عمل‌ها، توانایی ارائه زمانبندی بیمار زمان حقیقی و از هر جایی با دسترسی به اینترنت را دارند. برنامه‌ریزی آنلاین برای مراقبت‌های بهداشتی جدید است و راحتی بیشتری برای هر دو عمل و هم عرضه‌کننده ارائه می‌دهد.
- اولویت‌بندی نوبت ها. ملاقات‌های بیمار در درجه نیاز و سطح مراقبت مورد نیاز اوست. این فاکتورها را در نظر بگیرید که تصمیم می‌گیرید کجا و چه زمانی بیماران خود را برنامه‌ریزی کنید و یا اینکه آیا شما باید آنها را روی برنامه ضروری قرار دهید. بسیاری از مسائل بیمار را می توان با یک تماس تلفنی کوتاه و یا ایمیل حل کرد. آیا اعضای پرسنل که درخواست‌های ورودی را وارد می‌کنند از بهترین قضاوت خود برای ارزیابی هر درخواست برای تعیین اینکه آیا باید بیمار را برنامه‌ریزی کنند یا پرستار یا پزشک شما این موضوع را از طریق مشاوره تلفنی مورد بررسی قرار دهند، استفاده می‌کنند. این رویکرد تضمین می‌کند که بیماران نیازمند بالاترین سطح مراقبت، در صورتی که نیاز باشد و سودآوری عملی با درمان بیماران با نگرانی‌های پزشکی پیچیده‌تر یا جدی به حداکثر برسد، دسترسی بهتری به نوبت های روز داشته باشند.
- انتصاب قرارها با متن و یادآوری های قرار ملاقات به وسیله های مختلف همچون پست الکترونیکی یا سامانه گزارش گیری سیستم نوبت دهی. با استفاده از یک سیستم نرم‌افزاری یادآوری قرار ملاقات، تعداد مشتری ها را افزایش داده و قرارهای ملاقات را حفظ می‌کند. این کار پرهزینه و نامناسب نیست، به خصوص زمانی که شما درگیر یک عمل بسیار پیچیده هستید و نیازمند یادآوری می باشید. شما و بیماران در این زمان ممکن است هر دو چیز ارزشمندی را از دست بدهید.
- یک لیست انتظار بیمار ایجاد کنید. آخرین دقیقه لغو ممکن است ناامید کننده باشد؛ با این حال، با یک لیست انتظار بیمار، شما مسلح و آماده هستید که این رویداد تاسف‌بار رخ می‌دهد. سعی کنید از یک سیستم نوبت دهی بیمارستانی ای استفاده کنید که شامل توانایی حفظ یک لیست مفید و آماده برای اطلاع دادن است. قادر بودن برای ارسال اطلاع عمومی از سهمیه باز فوری شما، صرفه‌جویی در زمان بسیار زیاد و افزایش درآمد است. به جای گرفتن تلفن، به سرعت به لیست انتظار بیمار دیجیتال ذخیره‌شده تان دسترسی داشته و یک پیام سریع به بیماران خود ارسال کنید تا به شما تلفن کنند، به جای این که منجر به هدر دادن زمان ارزشمندی می‌شود که می‌تواند صرف فعالیت‌های مفید بیشتری مثل این شود که با بیماران خود را بهتر ارتباط برقرار کنید و یا جمع‌آوری صورت‌حساب مالی را انجام دهید.
- وجود سیستم فراخوان ماهانه بیمار برای معاینه کردن، باعث می شود که بیماران برای قرارهای نوبت دهی منظم خود مراجعه کنند و برنامه شما را بطور مداوم کاملتر کند. این نوع سیستم همچنین می تواند بیمارانی را که نتوانسته اند قرارهای ملاقات منظم خود را تنظیم کنند، فقط با ارسال نامه الکترونیکی ، تماس صوتی یا … به آنها این امکان را بدهید تا دوباره برنامه نوبت دهی خود را تنظیم کنند.
هر کاری جایی برای بهبود دارد، و راه‌های زیادی وجود دارد که شما می‌توانید کارآیی کسب و کارتان را به منظور حفظ روان فرآیندها به آرامی افزایش دهید. اگر برنامه کاری خود را به طور پیوسته پر کنید و یا به اندازه کافی کامل نباشد، در جلسه بعدی با کارکنان در مورد آن بحث کنید. توجه داشته باشید که اگر هر برنامه زمانبندی متفاوت باشد، چه روزهایی را در نظر بگیرید. این شش مورد که ذکر شد، برنامه‌ریزی قرار ملاقات در پزشکی یا هر شغلی شبیه به آن را بهبود می بخشد.
جهت کسب مشاوره برای راه اندازی انواع سیستم های نوبت دهی در بیمارستان ها و سایر مراکز درمانی با دفتر مرکزی شرکت مهندسی باربد تماس حاصل فرمائید. ۴۲۷۶۳ – ۰۲۱.
